Система управления органов местного самоуправления

Анализ системы управления документооборотом в органах местного самоуправления

Главная > Курсовая работа >Делопроизводство

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работ­ники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на крат­косрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

Целью данной работы является анализ системы управления документооборотом в органах местного самоуправления. В связи с этим в работе поставлены следующие задачи:

дать общую характеристику документооборота и системы управления документацией;

изучить нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления (ДОУ);

проанализировать организацию управления документооборотом в органах местного самоуправления (на примере Администрации г. Ачинска);

изучить организацию службы документационного обеспечения управления (СДОУ) в муниципальной службе;

охарактеризовать современные системы управления документооборотом;

проанализировать перспективные направления совершенствования систем управления документооборотом и их нормативно-правового обеспечения.

1 Теоретические аспекты системы документооборота в органах местного самоуправления

1.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98) [10], документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота [12, с. 23]. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

контроль за документом начиная с момента его поступления;

централизация контрольных функций;

единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» — то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов — в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, — ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб — экспедиций, канцелярий, групп контроля — регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства [8, с. 12].

С документами – независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.

Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами – представлен на рис. 1.

Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.

После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.

Рисунок 1 — Производственный цикл документооборота

В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем [22, с. 114].

Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено…») очень часто может занимать довольно много времени.

Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.

Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

2. Системы органов местного самоуправления и управления

2.1. Англосаксонская система

В странах, где распространена эта система (Канада, США, Австралия, Великобритания), не практикуется назначение на места государственных чиновников для контроля за избираемыми населением на срок до 4-х лет советами или правлениями графств, областей, округов, тауншипов.

2.2. Континентальная или романо-германская система распространена в таких странах как Бельгия, Болгария, Италия, Франция, Польша, Турция, Монголия, Сенегал, большинство латиноамериканских стран.

При такой системе в общинах, т.е. в поселках, коммунах, городах существуют только выборные органы местного самоуправления – совет и мэр (исключение составляют Нидерланды, где мэр назначается монархом). Выборный совет может нанять на определенный срок специалиста по управлению, который также называется мэром или бургомистром. В Польше совет выбирает для управления коллегиальный орган – правление во главе с избранным войтом. Назначаемых сверху органами государственной власти чиновников в общинах нет.

Управление на региональном уровне, то есть в губерниях, округах, областях, департаментах имеет несколько вариантов. *

в региональных административно-территориальных единицах имеются только назначенные центром чиновники (супрефекты в округах Франции, губернаторы в Финляндии, Турции, управители областей – в Болгарии). *

в Венгрии, на Украине, ряде стран Латинской Америки, в регионах и департаментах Франции, областях Италии действует так называемая «двойная» система. В соответствии с ней в регионе существуют выборные органы и назначенные представители президента или правительства, которые осуществляют административный контроль в отношении выборных советов, прежде всего с точки зрения законности принимаемых решений. Они вправе приостановить на конкретный срок решения местного совета или обратиться в административный суд для вынесения им такого решения, а также в случае нарушения им законов или его неработоспособности.

2.3. Иберийская система управления и самоуправления на местах существует в ряде стран Латинской Америки, как правило, бывших колониях Испании.

Местные советы при этой системе избираются населением. Главное должностное лицо административно-территориальной единицы (регидор, алькальд, префект, мэр) избирается либо населением, либо советом. Но во всех случаях он является председателем совета, его исполнительным органом. Одновременно он является представителем государственной власти, поскольку в обязательном порядке утверждается в должности после избрания актом правительства.

2.4. Система местной государственной власти и местного государственного управления

К этой разновидности местного управления относится система советов и их исполнительных комитетов в социалистических странах, а также в странах провозглашающих ориентацию на социализм.

Появление этой системы связано с отрицанием разделения властей и принадлежности всей власти представительным органам. Избираемые населением советы, начиная с самого низшего звена (сельских и поселковых) являются органами государственной власти на своей территории. Советы (кроме тех, которые избираются в мелких поселениях) избирают коллегиальный орган государственного управления, который управляет местной промышленностью, здравоохранением, образованием, торговлей, строительством. Советы, избираемые в малых поселениях, вместо исполкома избирают председателя и секретаря Совета, ведающих исполнительной деятельностью. Кроме исполнительного комитета Советы избирают из числа депутатов совета постоянный комитет или президиум осуществляющий между сессиями Совета его полномочия (в Китае это постоянный комитет местного собрания народных представителей).

2.5. Родоплеменная система управления. В странах, где значительная часть населения ведет кочевой образ жизни, существуют такие своеобразные административно-территориальной единицы, как кочевое племя или род, в которых вожди единолично или в качестве советов вождей выполняют управленческие функции. Так, в Мали имеется 15 возглавляемых вождями кочевых племен. В таких странах как Гана, Камерун, Нигер вожди племен входят в органы самоуправления и продолжают оказывать большое влияние на решение местных проблем.

2.6. Система местного управления в зависимых территориях, не имеющих государственного статуса или статуса части метрополии, например в нидерландских или британских владениях, управление осуществляют губернаторы, во французских – верховные комиссары. Все они назначаются главами государств-метрополий. При них создается исполнительный совет, осуществляющий исполнительные функции. Избираемый местным населением представительный орган принимает акты нормативного характера, которые вступают в силу только после подписания их губернатором или верховным комиссаром. Правительство метрополии может аннулировать акт местного представительного органа даже если он подписан губернатором. Последний может распустить избранный представительный орган и законодательствовать сам.

2.7. Особые формы местного управления существуют в условиях военных режимов. Выполняющие функции правительства военные советы после переворотов устанавливают исключительную централизованную систему управления. На места назначаются военные губернаторы, коменданты. Региональные органы управления и самоуправления распускаются. Органы местного самоуправления сохраняются обычно лишь в сельских общинах.

Анализ системы управления персоналом Администрации муниципального образования

Местное самоуправление в России является деятельностью населения по решению вопросов местного значения самостоятельно или через органы местного самоуправления с учётом интересов, исторических, культурных и других местных традиций народа. Эффективность деятельности органов местного самоуправления зависит в первую очередь от качества функционирования аппарата управления и профессионализма работников.

Администрация муниципального образования «Боковское сельское поселение» – это исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления, который в своей деятельности руководствуется уставом муниципального образования для решения вопросов местного значения и наделен полномочиями для осуществления возложенных государственных полномочий.

Управление персоналом Администрации – важнейшая функция данного органа власти – представляет собой систему организации и управления процессами подбора, отбора и найма, их обучения и оценки кадров.

В системе управления персоналом выделяют субъект и объект [1].

Субъектами управления являются Глава и ведущий специалист по организационной и кадровой работе, основными должностными обязанностями которого являются следующие:

— отбор, подбор и найм сотрудников в рамках требований трудового законодательства, положений приказов Главы Администрации;
— разработка кадровой политики Администрации;
— сбор материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий;
— представление сотрудников к поощрениям и взысканиям;
— создание и ведение личных дел сотрудников;
— учет отпусков сотрудников, контроль над составлением и соблюдением графиков отпусков;
— контроль над исполнением требований рабочей дисциплины и трудового распорядка;
— прогнозирование и планирование качественной и количественной потребности в кадрах;
— постоянное совершенствование системы управления персоналом Администрации.

Под объектом управления понимается персонал Администрации. Персонал Администрации Боковского поселения – это весь личный состав работающих по найму постоянных и временных, квалифицированных и неквалифицированных работников.

На 1 декабря 2016 года в персонал Администрации входило 14 человек, в том числе 8 муниципальных служащих. В таблице 1 наглядно представлено распределение персонала по штатной и фактической численности.

Сведения о численности персонала Администрации муниципального образования «Боковское сельское поселение»

Смотрите еще:

  • Возвращаем исполнительный лист приставам Как вернуть исполнительный лист из отдела судебных приставов? 07 декабря 2015 года я подал исполнительный лист в отдел судебных приставов. 14 февраля 2017 года я подал заявление старшему судебному приставу с […]
  • Часть 1 статьи 84 тк рф Статья 84 ТК РФ. Прекращение трудового договора вследствие нарушения установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора Ст 84 ТК РФ с комментариями и […]
  • Ст 1612 коап рф Решение Краснодарского краевого суда от 03 мая 2017 г. по делу N 12-1612/2017 (ключевые темы: перевалка грузов - государственная экологическая экспертиза - экспертная комиссия - морской порт - хозяйственная […]
  • Судебная власть в рт Глава 4. Судебная власть. Прокуратура Статья 106 1. Правосудие в Республике Татарстан осуществляется только судом. 2. Судьи независимы и подчиняются только закону. Статья 107 Судебная власть в Республике […]
  • Частный детский сад оплата материнским капиталом Оплата частного детского сада материнским капиталом Ребенок в семье это не только радость, но и многочисленные финансовые траты. Прекращаешь покупать подгузники и пеленки, приходит черед расходовать средства […]
  • Марфино мировой суд Марфино мировой суд Извлечение из "Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации" Статья 126. Порядок вынесения судебного приказа 1. Судебный приказ по существу заявленного требования выносится в […]
  • С какого момента наступает лишение прав С какого момента наступает лишение прав Вопрос Здравствуйте! С какого момента считается 1 год по 130ой ? С момента происшествия (именно тогда изъяли физически водительское удостоверение) или со дня […]
  • Как написать расписку при покупке дома Пишем по образцу расписку о получении задатка при покупке квартиры При покупке квартиры граждане могут так определить порядок расчетов, что покупатель уплатит продавцу часть договорной суммы в виде […]