Как платить командировочные расходы

Суточные — 2018, 2017 (по Украине и за границу)

Тема: Командировки в Украине.

Согласно пyнкту 170.9.1 cтатьи 170 Налогового кодекса, «B нaлогооблагаемый доход не включаются тaкже командировочные расходы, не пoдтвержденные документально, нa питание и финaнсирование дpyгих собственных потребностей физического лицa (суточные расходы), пoнeсенные в связи c тaкой командировкой в пpедeлах территории Украины, но нe более чем 0,1 [в 2016 году было 0,2] pазмeра минимальной заработной платы, уcтaновленной законом на 1 января нaлoгового (отчетного) года, в расчете зa каждый календарный дeнь тaкoй командировки, а для командировок зa границу — не выше 80 евро [изменено законом №1797; в 2016 году было 0,75 рaзмера минимальной зaрaботной платы, уcтaновленной законом на 1 января нaлoгового (отчетного) гoда] в расчете за кaждый календарный день тaкoй командировки.

Исходя из данных на страницax Минимальная зарплата — 2018 и Минимальная зарплата — 2017 можно вычислить предельный размер суточных на 2018 и 2017 годы.

Суточные по Украине (2018)

= 3723,00 * 0,10 = 372,30 гривен.

Суточные за границу (2018)

Суточные по Украине (2017)

= 3200,00 * 0,10 = 320,00 гривен.

Суточные за границу (2017)

Суточные по Украине (2016)

= 1378,00 * 0,20 = 275,60 гривен.

Суточные за границу (2016)

= 1378,00 * 0,750 = 1033,50 гривен.

Cуточные по Украине (2015, 2014)

= 1 218,00 * 0,20 =243,60 гривен (увеличились на 14,20 гривен по сравнению с 2013 годом)

Сутoчные за границу (2015, 2014)

= 1 218,00 * 0,750= 913,50 гривен (увеличились на 53,25 гривен по сравнению с 2013 г).

Что было в 2013 году:

Cуточные по Украине (2013)

= 1 147,00 * 0,20 =229,40 гривен (увеличились на 14,80 гривен по сравнению с 2012 годом)

Сyточные за границу (2013)

= 1 147,00 * 0,750= 860,25 гривен (увеличились на 55,50 гривен по сравнению с 2012 г).

Проживание в командировке: нюансы возмещения расходов от Минфина

Ольга Витковская ,
главный редактор газеты «Бухгалтерия: бюджет»

(комментарий к письму МФУ от 17.02.2017 г. № 31-08030-16-10/4511)

Напомним: основные правила возмещения расходов на проживание работников в служебной командировке мы рассматривали в газете «Бухгалтерия: бюджет» № 38/2016, с. 25. Но тогда остались два спорных вопроса, с которыми мы обещали обратиться в Минфин. Ответ главного финоргана мы получили, а вот насколько он помог в решении этих вопросов, сейчас посмотрим.

Ранний заезд/поздний выезд Первая ситуация такая: работник по возращении из командировки предоставил счет на проживание в гостинице (гостиница — неплательщик НДС), в котором указано: стоимость проживания — 240 грн, и отдельными строками: ранний заезд — 90 грн и поздний выезд — 90 грн. Можно ли возместить работнику расходы, связанные с оплатой услуги раннего заезда и позднего выезда из гостиницы?Скажем сразу: о возмещении таких расходов в Инструкции № 59 1 прямо не сказано. Но, считаем, этого и не нужно. Ведь оплата услуг раннего заезда и позднего выезда, это не что иное, как расходы на наем жилого помещения. Смотрите сами.

Согласно абз. 23 п. 1.3 Правил № 19 2 в гостиницах сутки проживания (за которые производится оплата) устанавливаются исходя из расчетного часа — часа, при наступлении которого потребитель должен освободить номер в день выезда и после которого осуществляется заселение в гостиницу. Обычно расчетный час с 12:00 текущего дня до 12:00 следующего дня. Соответственно, если командированный работник:

  • приезжает в гостиницу до 12:00, то имеет место так называемый ранний заезд — заезд потребителя в гостиницу до расчетного часа (абз. 21п. 1.3 Правил № 19). И гостиница не обязана поселять лицо до расчетного часа. Клиенту могут предложить поселение до расчетного часа за определенную плату (она взимается либо за половину суток, либо по часам);
  • выезжает из гостиницы после 12:00, то будет поздний выезд — выезд из гостиницы после расчетного часа в день выезда (абз. 22п. 1.3 Правил № 19). В такой ситуации клиенту тоже обычно предлагают доплатить за проживание определенную сумму.

Отсюда вывод: оплата услуг по раннему заезду и позднему выезду — это расходы на проживание, соответственно, они подлежат компенсации. Именно на это намекает Минфин в комментируемом письме, дополнительно подчеркнув: возмещение расходов на проживание в гостинице должно осуществляться в размере, указанном в подтверждающих документах, удостоверяющих стоимость услуг по проживанию. При этом указанные расходы не должны превышать предельные суммы расходов на наем жилого помещения, утвержденные постановлением № 98 3 . Напомним, что согласно этому документу предельная норма расходов составляет в сутки: до 19.04.2017 г. — 240 грн (без НДС), а с 19.04.2017 г. — 600 грн (без НДС) 4 . Подчеркнем, что в постановлении № 98 не уточняется, о каких сутках (астрономических или сутках проживания) идет речь. Поэтому отметим следующее.

Оплата за проживание в гостинице взымается именно за сутки проживания (как правило, с 12:00 текущего дня до 12:00 следующего дня), следовательно, и предельная сумма расходов на наем жилого помещения установлена за сутки проживания . Это подтверждается также абз. 1 п.5 разд. ІІ Инструкции № 59.

Как мы уже сказали, оплата услуг по раннему заезду и позднему выезду — это расходы на проживание. Причем относится эта оплата уже к другим суткам проживания в гостинице, нежели основная оплата (в нашем случае — 240 грн). Значит, с целью соблюдения ограничения по предельной сумме расходов на проживание стоимость оплаты раннего заезда, оплаты позднего выезда и непосредственно оплаты за проживание нужно рассматривать отдельно. То есть, если речь идет о проживании до 19.04.2017 г., то работнику возмещают всю сумму (90 грн + 240 грн + 90 грн) 5 .

Комиссионный сбор Вторая ситуация такая: командированный работник оплатил стоимость проживания в гостинице (мотеле пр.) самостоятельно через банк. При этом банк взял за такую услугу комиссионный сбор. Можно ли возместить такие расходы работнику?

В вышеприведенной консультации мы подчеркивали: о компенсации таких расходов в Инструкции № 59 не сказано. При этом «зацепиться» за какую-то норму этого документа с целью решения вопроса тоже нельзя.

Так, в п. 5 разд. І Инструкции № 59 сказано, что работнику возмещают расходы на наем жилого помещения в расчете одного места в гостинице (мотеле). Получается, если читать буквально, то речь идет только об оплате за проживание. А вот о расходах, сопутствующих такой оплате — ни слова. К примеру, в отношении расходов на проезд сказано четко: расходы на проезд возмещаются в размере стоимости проезда с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов (п. 6 разд. І Инструкции № 59). К сожалению, для оплаты расходов на проживание такого уточнения не сделано.

Поэтому мы попросили Минфин разъяснить этот вопрос. Главный финорган не стал ходить вокруг да около, а констатировал: возмещение расходов за услуги банков в связи с оплатой за проживание в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях ни Инструкцией № 59, ни постановлением № 98 не предусмотрено.

Досадно за такое законодательное упущение, но делать нечего: если по возвращении из служебной командировки работник предоставил вам квитанцию об уплате комиссионного сбора за оплату стоимости проживания, то компенсировать такие расходы нельзя.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ

О служебных командировках

Письмо от 17.02.2017 г. № 31-08030-16-10/4511 (извлечение)

Министерство финансов рассмотрело письмо о служебных командировках и сообщает.

1. Исходя из подпункта 170.9.1 Налогового кодекса Украины не является доходом плательщика налога — физического лица, которое состоит в трудовых отношениях со своим работодателем или является членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке командировочных расходов в пределах фактических расходов, в частности, на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений и пр.

Следует отметить, что в соответствии с Правилами пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденными приказом Государственной туристической администрации Украины от 16.03.2004 г. № 19, плата за предоставление гостиничных услуг взимается согласно единому расчетному часу — 12.00 текущих суток по местному времени. При проживании в гостинице меньше одних суток и в случае раннего заезда (до расчетного часа) или позднего выезда (после расчетного часа) гостиница самостоятельно определяет размер платы за предоставление гостиничных услуг.

Учитывая указанное, государственным служащим, а также другим лицам, направляемым в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, возмещение расходов на проживание в гостинице должно осуществляться в размере, указанном в подтверждающих документах, удостоверяющих стоимость услуг по проживанию (при этом указанные расходы не должны превышать предельные суммы расходов на наем жилого помещения, установленные постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств».

2. Постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 г. № 98 « О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» и Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, государственных служащих, утвержденной приказом Министерства финансов от 13.03.1998 г. № 59, определен исчерпывающий перечень расходов, возмещаемых работнику при осуществлении им оплаты стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях за время пребывания в командировке.

Возмещение расходов за услуги банков в связи с оплатой за проживание в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях указанным законодательством не предусмотрено.

Заместитель министра — руководитель аппарата
Е. Капинус

1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.1998 г. № 59.

2 Правила пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденные Гостурадминистрацией от 16.03.2004 г. № 19.

3 Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98.

4 Подробнее см. с. 4.

5 Дополнительно отметим, что абз. 8 п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59 позволяет возместить расходы, превышающие норму на наем жилого помещения, с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов.

Командировочные расходы

Согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно и расходы по найму жилья в порядке и размерах, установленных законодательством.

Однако на сегодняшний день законодательством установлены требования и нормы исключительно для командировок работников предприятий и организаций, частично или полностью финансируемых за счет бюджетных средств, а именно:

Небюджетные предприятия порядок и нормы для служебных командировок устанавливают самостоятельно в коллективном договоре или в отдельных документах. Это может быть утвержденное приказом руководителя Положение о командировках, разработанное согласно специфике предприятия. Главное, чтобы данный документ не нарушал требований законодательства, в частности КЗоТ (см. тему Требования к оформлению служебных командировок).

При этом необходимо учитывать требования п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ, который определяет максимальные размеры суточных расходов для командировок (0,1 размера минимальной заработной платы для командировок по Украине и 80 евро — за границу) и указывает на необходимость документального подтверждения служебной командировки.

Выплата суточных в большем размере и возмещение командировочных расходов без документального подтверждения влекут за собой признание этих сумм дополнительным благом с соответствующим обложением налогом на доходы физических лиц (с применением повышающего коэффициента) и военным сбором (см. ИНК от 17.05.2017 г. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и письмо ГФС от 30.08.2016 г. № 15006/5/99-99-13-02-03-16).

Если налоговый агент принимает решение относительно осуществления начисления и уплаты налога на доходы физических лиц (военного сбора) за счет собственных средств, то сумма денежных средств в размере не удержанного налога (сбора) является доходом в виде дополнительного блага и облагается налогом на доходы физических лиц (военным сбором) на общих основаниях. То есть выплачивать налог с доходов физических лиц (военный сбор) за счет средств предприятия нецелесообразно, так как сумма уплаченного налога (военного сбора) трансформируется в дополнительное благо и, соответственно, опять подлежит обложению налогом и сбором (см. письмо ГФС от 03.11.2016 г. № 23653/6/99-99-13-02-03-15).

Сумма такого дохода (дополнительного блага) отражается в налоговом расчете по форме 1ДФ под признаком дохода «126». Напомним, что под признаком дохода «118» отражается излишне израсходованная сумма денежных средств, полученная налогоплательщиком под отчет и не возвращенная в установленный срок (см. также письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 13.10.2016 г. № 22230/10/26-15-13-01-12 и тему Доходы, полученные в виде подотчетных денежных средств).

Дополнительно отметим, что не считается командировкой направление работника на вахту и разъездной (передвижной) характер работ. В этих случаях работникам выплачиваются не командировочные расходы, а особого вида надбавка, порядок выплаты которой рассмотрен в теме Выплата надбавок за разъездной (передвижной) характер работ и за работу вахтовым методом.

Суточные расходы определяются предприятием самостоятельно и могут быть различными для определенных стран и городов. Как правило, это оформляется отдельным приказом руководителя (см. примерный образец приказа об установлении норм суточных расходов для командировок по территории Украины и за границу).

Причем законодательство не определяет ни минимального, ни максимального предела для суточных расходов небюджетного предприятия, а лишь устанавливает предел, до которого суточные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц.

Так, согласно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ максимальный размер суточных расходов из расчета за каждый календарный день командировки, который не включается в налогооблагаемый доход командированного лица, составляет:

  • в пределах территории Украины — не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленного на 1 января налогового (отчетного) года, то есть на 2018 год — 372,30 грн. (3 723 грн. х 0,1);
  • для командировок за границу — не более 80 евро по официальному курсу гривни к евро, установленному НБУ.

Сумма суточных определяется по сроку командировки на основании документов, подтверждающих ее фактическое осуществление:

  • в пределах Украины и стран, въезд на территорию которых не нуждается наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;
  • в страны, въезд на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, которые подтверждают фактическое пребывание лица в командировке).

При отсутствии подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход командированного лица в полном объеме.

Обращаем внимание, что в соответствии с требованиями ст. 12 Закона Украины от 05.11.2009 г. № 1710-VI «О пограничном контроле» отметка о пересечении государственной границы в паспортных документах граждан Украины по умолчанию не проставляется. Для ее проставления необходимо личное обращение гражданина (см. также письмо Администрации Государственной пограничной службы Украины от 16.03.2011 г. № 234/я-1100).

То есть формально работник может прибыть из загранкомандировки без отметок о пересечении границы.

В связи с этим п. 17 раздела III Инструкции № 59 установлено, что при отсутствии первичных или каких-либо других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке, к отчету прилагаются:

  • заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или заменяющего его документа с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы (при их наличии);
  • или справка Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины (в которой указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).

То есть при необходимости (при отсутствии отметок о пересечении границы) можно взять справку Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины, и это будет подтверждением пребывания работника в загранкомандировке для выплаты суточных расходов.

Возможность получения такой справки следует учитывать и небюджетным предприятиям в Положении о командировках.

То есть НКУ устанавливает ограничения относительно суммы суточных и требует подтверждения факта командировки.

При этом предприятия приказом могут установить размер суточных, превышающий установленное ограничение. Разница будет подлежать налогообложению как дополнительное благо, о чем работник должен быть оповещен заранее. При отсутствии соответствующих документов дополнительным благом будет признана вся сумма суточных расходов.

Например, приказом установлен размер суточных расходов по Украине 400 грн. Работник был в командировке 4 дня. Фактически суточные расходы, выплаченные ему, составляют 1 600 грн. (400 грн. х 4 дн.), из них не подлежат налогообложению только 1 489,20 грн. (372,30 грн. х 4 дн.). Разница — 110,80 грн. (1 600 — 1 489,20) признается дополнительным благом и подлежит соответствующему обложению налогом на доходы физических лиц и военным сбором. Если же при этом нет никаких документов, подтверждающих, что работник действительно был в командировке (ни отметки о пересечении государственной границы, ни проездных билетов, ни гостиничных счетов, ни каких-либо отметок о выполнении задания), то дополнительным благом будет признана вся сумма выплаченных суточных в размере 1 600 грн.

Относительно минимального размера суточных необходимо отметить письмо от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28, в котором Минсоцполитики сообщает, что размер суточных не может быть ниже 30 грн. в день, как это установлено Постановлением № 98.

И хотя небюджетные предприятия имеют право не руководствоваться этим документом, ст. 121 КЗоТ гарантирует работникам выплату суточных расходов, поэтому не выплачивать работникам суточные при командировках предприятие не имеет права. В противном случае это будет нарушением трудового законодательства (см. также тему Ответственность за нарушение законодательства о труде).

Дополнительно отметим, что оговорка относительно уменьшения суточных расходов в случае включения питания в стоимость проживания в гостинице не является обязательной. Если она отсутствует в Положении о командировках небюджетного предприятия, то суточные выплачиваются в полном размере, невзирая на то, что в гостиничный счет включено питание. На это также обращал внимание главный налоговый орган в письме от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415.

Расходы на проезд

Законодательство не ограничивает вид транспорта, которым командированное лицо добирается до места командировки и обратно, а также перемещается по месту командировки. То есть предприятие может компенсировать командированному лицу любые расходы на проезд по собственному усмотрению, в пределах требований утвержденных на предприятии правил о командировках.

При этом п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ устанавливает ряд требований к этому виду расходов, невыполнение которых влечет за собой признание выплаченной работнику компенсации на проезд дополнительным благом с соответствующим налогообложением.

Так, согласно данной норме не считаются дополнительным благом расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте) при наличии документов, подтверждающих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки соответствующим видом транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе для чартерных рейсов.

Транспортный билет должен соответствовать утвержденной форме.

Фамилия работника, указанная в проездном билете, должна совпадать с фамилией работника, направленного в командировку согласно приказу о командировке. На это обращает внимание Минфин в письме от 21.10.2013 г. № 31-07230-16-10/30556, не уточняя, о каких формах идет речь, поскольку не все формы транспортных билетов содержат реквизит, в котором указывается фамилия лица.

Даты, указанные в проездных билетах, должны совпадать с датами, указанными в приказе о командировке. Однако на практике бывают случаи, когда работник возвращается из командировки раньше или позже срока, уведомив об этом руководителя. Изменение срока командировки следует должным образом оформить, издав соответствующий приказ на основании докладной записки командированного лица, в которой описаны причины задержки.

ГФС в ИНК от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК признает, что не считается дополнительным благом сумма возмещения стоимости билетов на проезд (если это согласовано с работодателем), если даты на транспортных билетах не совпадают с датами, определенными в приказе о направлении работника в командировку.

Однако на практике бывают ситуации, когда работник направляется в командировку из отпуска. В этом случае ГФС настаивает на признании сумм возмещения стоимости транспортного билета дополнительным благом. То есть если работник отбыл в командировку не с основного места работы, а с места отдыха, что подтверждается транспортным билетом, который приобретен за счет предприятия, то стоимость этого билета признается дополнительным благом и подлежит соответствующему налогообложению (см. ИНК от 31.01.2018 г. № 369/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Аналогично происходит, если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки (согласно приказу о командировке) в связи с его задержкой на несколько рабочих дней, что оформлено как отпуск. В этом случае сумма возмещенных расходов на проезд с места отдыха также признается дополнительным благом (см. ИНК от 22.01.2018 г. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК).

Помимо транспортных расходов, работник может понести и прочие расходы, связанные, к примеру, с использованием камеры хранения или пользованием услугами комнаты отдыха на вокзале. Правомерность учета таких расходов должна быть отражена в разработанных на предприятии правилах о командировках и подтверждена соответствующими документами.

Проезд железнодорожным транспортом

Механизм учета расчетных операций при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, а также требования к формам бланков проездных и перевозочных документов установлены Порядком, утвержденным приказом Миндоходов и Мининфраструктуры от 30.05.2013 г. № 331/137 (далее — Порядок № 331). То есть форма железнодорожного билета должна соответствовать требованиям данного документа.

Кроме этого, при приобретении электронного билета необходимо учитывать следующее. Согласно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ в случае приобретения электронных билетов подтверждающими документами являются посадочный талон и документ об оплате.

В п. 1.4 Порядка № 331 приведена следующая терминология:

  • электронный проездной (перевозочный) документ — это электронный документ, сформированный в соответствии с Законом Украины от 22.05.2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» при помощи программно-аппаратного комплекса по оформлению/возврату электронных проездных (перевозочных) документов для обеспечения пассажирских перевозок, который является договором на перевозку пассажира (багажа);
  • посадочный документ — это визуальная форма электронного проездного документа или его части на бумажном или электронном носителе информации (мобильный телефон, смартфон, планшет, компактный персональный компьютер, чип-карта и т. п.), которая содержит уникальный код и уникальный номер электронного проездного документа, информация с которого считывается соответствующим устройством или заносится в соответствующую ведомость по установленной форме;
  • проездной документ — это расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке проездного документа или сформированный в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка № 331 и действующего законодательства, который удостоверяет заключение договора между железной дорогой и пассажиром на проезд и выдается пассажиру после оплаты им стоимости этой услуги.

При этом разделом V Порядка № 331 установлено, что посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами).

По мнению главного налогового органа, РРО в соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о РРО не применяются при продаже проездных и перевозочных документов на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов и на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью (см. Базу знаний «ЗІP», подкатегория 109.02).

Таким образом, документальным подтверждением расходов на проезд при приобретении электронного билета на железнодорожный транспорт является распечатанный на бумаге посадочный документ, который одновременно является и посадочным талоном, и расчетным документом. То есть в данном случае выполняется условие, предусмотренное п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ (см. письма ГФС от 24.03.2017 г. № 5972/6/99-99-13-02-03-15 и от 15.12.2016 г. № 27169/6/99-99-13-02-03-15, а также ИНК от 21.12.2017 г. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК).

Дополнительно отметим ИНК от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, в которой речь идет о том, что согласно п. 2.26 Правил перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденных приказом от 27.12.2006 г. № 1196, каждый пассажир имеет право занимать одно место согласно приобретенному проездному документу. По желанию пассажира и при наличии свободных мест ему может предоставляться возможность выкупить двухместное купе в вагоне «СВ». При условии следования одного пассажира в отдельном купе проезд оформляется одним проездным документом. Возмещение расходов на проезд по такому билету не является дополнительным благом работника.

Однако, на наш взгляд, небюджетное предприятие правомерность приобретения такого билета командированным лицом должно предусмотреть в Положении о командировках. То есть командированные работники обязаны знать, билеты каких категорий они имеют право приобретать за счет предприятия.

Как платить командировочные расходы

Наталя Лапіна,
консультант журналу «Заработная плата»

Как правило, в хозяйственной деятельности предприятия не обойтись без служебных командировок. Какие действия должен предпринять бухгалтер, чтобы при проверке не возникало вопросов относительно обоснования и оформления командировочных расходов? Какие документы должен предоставить работник по окончании командировки? В данной статье рассмотрен порядок документального оформления командировки работника хозрасчетного предприятия

Отправляя работника в командировку, предприятие должно позаботиться о подготовке пакета документов, необходимых для отнесения расходов по такой командировке в состав расходов, которые учитываются при исчислении объекта налогообложения налогом на прибыль предприятий.
Напомним, что согласно Налоговому кодексу Украины (далее — НКУ) к составу фактических расходов на командировку могут быть отнесены расходы физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с налогоплательщиком.
Вопросы, связанные с определением командировочных расходов, регулируются пп. 140.1.7 ст. 140 НКУ. Указанная норма НКУ обязывает оформлять командировку приказом и соответствующими первичны­ми документами. Последнее чаще всего регулируется на предприятии Положением о командировках коллективного договора1, которое является внутренним локальным нормативным документом, определяющим не только порядок оформления расходов на командировку, но и прочие организацион­ные вопросы, связанные с командировкой.
Итак, отправляя работника в служебную командировку, следует:
• оформить приказ о командировке;
• оформить командировочное удостоверение;
• оформить справку-расчет аванса на командировку;
• выдать командированному работнику аванс согласно справке-расчету;
• зарегистрировать командировку в Жур­нале регистрации командировок.
По прибытию из командировки работник оформляет Отчет об использовании средств, выданных на командировку, или под отчет в порядке и по форме, установленной приказом ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 23.12.2010 г. № 996 (далее — Приказ № 996) и предоставляет его в бухгалтерию в законодательно определенные сроки. На основании отчета бухгалтерия проводит окончательные расчеты с работником и отражает на счетах бухгалтерского учета операцию по служеб­ной поездке работника.
Рассмотрим документальное оформление командировки работника предприятия на примере.
Согласно Положению о командировках работник направляется в служебную ко­мандировку на основании приказа о командировке руководителя предприятия (При­ложение 12).
Минфин в своем письме от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433 отмечает, что если работник во время пребывания в командировке не осуществлял никаких расходов, связанных с такой командировкой, и как следс­твие — у него нет первичных документов, то сумма суточных будет определяться только согласно приказу. Вместе с тем, осторожный налогоплательщик не ограничиться одним приказом о командировке для подтверждения суточных расходов, а позаботится о наличии подтверждающих документов, к которым можно отнести и командировочное удостоверение.
Кроме того, бухгалтерия предприятия выдает командированному лицу аванс на основании сметы расходов (Приложение 2). В смете расходов определяются суммы предполагаемых к выдаче: суточные, расходы по найму жилого помещения, на проезд и прочее.
ГНАУ в своем письме от 06.10.2011 г. № 1033/5/15-1416 отмечает, что размер суточных расходов для работников предприятий, которые не финансируются (содержатся) за счет бюджета, устанавливается в соответствии с приказом о командировке предприятия и с учетом требований п. 140.1 ст. 140 НКУ.
Напомним, что пп. 140.1.7 ст. 140 НКУ устанавливает размер суточных в следующих размерах:
• не более 0,2 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день та­кой командировки — для командировок по Украине;
• не более 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день та­кой командировки — для командировок за границу.
То есть нормами Положения о командировках или приказом может быть установлен размер суточных до граничных размеров, установленных НКУ.
При получении денежного аванса подотчетное лицо должно быть ознакомлено с:
• нормативными ограничениями наличного обращения, а также с требованиями документального оформления таких операций (письмо НБУ от 14.02.2003 г. № 11-113/336);
• обязательствами перед предприятием (предоставление первичных и подтверждающих расходы документов, отчета о командировке);
• финансовыми санкциями (за несвоевременное предоставление Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, несвоевременный возврат остатка денежных средств, выданных на командировку, излишне израсходованные денежные средства, полученные на командировку).
Командированному лицу выдается так­же командировочное удостоверение (При­ложение 3), по форме, разработанной предприятием и установленной Положением о командировках.
Напомним, что форма командировочного удостоверения на данный момент не утверж­дена, оно не является обязательным документом согласно действующему законодательс­т­ву. Однако на сегодняшний день этот документ является единственным первичным документом, подтверждающим факт командировки3. Поэтому предприятия на основе «старой» формы могут разработать и утвердить свою форму командировочного удостоверения. ГНАУ (сайт ГНАУ, Единая база налоговых знаний) разъясняет, что соответствующим первичным документом, определяющим, в частности, сумму суточных может быть командировочное удостоверение.
При направлении и прибытии из командировки работник регистрируется в Журнале регистрации командировок (Приложение 4). Напомним, что форма Журнала регистрации командировок установлена Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59, обязательной для применения только предприятиями, учреждениями и органи­зациями, финансирующимися за счет бюджетных средств.
Согласно пп. 170.9.2 ст. 170 НКУ Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), предоставляется по форме, установленной центральным органом ГНС (форма утверждена Приказом № 996), до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором командированный работник завершает командировку.
При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет предприятия до или во время представления указанного отчета.
Если расходы, понесенные в командировке, были оплачены наличными средствами с использованием платежных карточек, то указанный выше отчет и возврат излишне израсходованных сумм предоставляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором командированный работник завершает командировку.
Если командировочные расходы оплачены только с использованием платежных карточек, т.е. в безналичной форме, то срок предоставления отчета не должен превышать 10 банковских дней, а при наличии уважительных причин работодатель может продолжить срок до 20 банковских дней (в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами) (пп. 170.9.3 ст. 170 НКУ). Соответствующие нормы могут быть установлены также в Положении о командировках коллективного договора, с которыми работник должен быть ознакомлен до отбытия в командировку. В приме­ре Р. В. Скворцов должен представить отчет до 02.12.2011 г. включительно (Приложение 5).
В Отчете содержится информация о полученных из кас­сы предприятия сумм наличности, фактически осуществленных рас­ходах, а также об остатке подотчетных сумм или их перерасходе. Кроме того, к отчету должны прилагаться оригиналы документов (расчетные квитанции, кассовые и товарные чеки, проездные документы, акты закупки, квитанции к приходным ордерам и т. п.), подтверждающие расходы по командировке. Отчет служит основанием для списания с подотчетного лица средств, выданных на командировку, и возмещения перерасхода.
На основании отчета о командировке бухгалтерия отражает операции, проведенные в связи с выполнением служебного задания, в бухгалтерском учете.
Согласно НКУ расходы на командировку могут быть включены в состав налоговых расходов при наличии документов, подтверждающих связь командировки с хозяйственной деятельностью плательщика налога на прибыль. В примере договор с ООО «Три сумки», заключенный Р. В. Скворцовым, а также документы удостоверяющие изучение им рынка мясной продукции в Днепропетровске являются основанием для включения расхо­дов по командировке в налоговые расходы.
ПРИМЕР

Руководство ПАО «Ландик» на основании бизнес-плана на 2012 г. приняло решение провести ряд мероприятий по расширению рынка сбыта собственной мясной продукции. Для изучения рынка, конкурентоспособности продукции, а также для заключения хозяйственных договоров на реализацию товара в продовольственных супермаркетах ООО «Три сумки» менеджер Р. В. Скворцов был направлен в служебную командировку в Днепропетровск.
Положением о командировках коллективного договора ПАО «Ландик» регламентированы: порядок направления в командировку; сроки предоставления отчетов; размер суточных; порядок возмещения командировочных расходов; прочие вопросы, связанные с направлением работника в командировку.
раз­мер суточных ПАО «Ландик» составляет 70 грн за каждый календарный день.
На предприятии:
— издан приказ о служебной командировке (Приложение 1);
— составлена смета расходов на командировку (Приложение 2);
— оформлено удостоверение на командировку (Приложение 3);
— командировка зарегистрирована в Журнале регистрации командировок (Прило­жение 4);
— оформлен Отчет об использовании средств на командировку или под отчет (Приложение 5);
— на основании отчета отражены операции по командировке в бухгалтерском и налоговом учете (Таблица).

Наказ

21.11.2011 м. Київ № 40/К

Про службове відрядження

1. Відрядити менеджера відділу маркетингу Скворцова Р. В. у відрядження терміном на чотири доби (з 22.11.2011 р. по 25.11.2011 р.) до м. Дніпропетровськ на ТОВ «Три сумки» з метою вивчення ринку збуту м’ясної продукції у м. Дніпропетровськ та укладення договору купівлі-продажу.
2. Керівнику відділу кадрів Калач І. Р. забезпечити документальне оформлення та реєстрацію відрядження відповідно до Правил ведення документообігу.
3. Головному бухгалтеру Івановій І. С. забезпечити видачу авансу на відрядження згідно з Положенням про відрядження, та остаточно розрахуватися зі Скворцовим Р. В. після повернення з відрядження.
Підстава:
— бізнес-план ПАТ «Ландик» на 2012 г.
— завдання на службове відрядження менеджеру відділу маркетингу Скворцову Р. В. від 18.11.2011 р.
Додаток: кошторис витрат на відрядження.

Директор Васнєцов Васнєцов П. І.

З наказом ознайомлені:

21.11.2011 р. Скворцов Скворцов Р. В.

21.11.2011 р. Калач Калач І. Р.

21.11.2011 р. Іванова Іванова І. С.

Фінансово-бухгалтерська служба ПАТ «Ландік»
Кошторис витрат на відрядження до
м. Дніпропетровськ менеджера Скворцова Р. В.

1. Добові за чотири дні відрядження з 22.11.2011 р. по 25.11.2011 р. відповідно до Положення про відрядження: 4 70,00 = 280,00 грн.
2. Вартість проїзду автобусним маршрутом Магдалинівка – Дніпропетровськ до місця відрядження та назад: 120,00 2 = 240,00 грн.
3. Вартість проживання у готелі м. Дніпропетровськ: 3 доби 200,00 = 600,00 грн.
4. Вартість службових переговорів — 100,00 грн.
Загальна сума витрат: 1220,00 грн.
Додаток 3
ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Видано______Скворцову Роману Володимировичу______________________
(прізвище, ім’я, по батькові)
_____________менеджеру відділу маркетингу ПАТ «Ландик»_______________
_________________м. Магдалинівка___________________________________
(посада, місце роботи)
відрядженому до _______м. Дніпропетровськ___________________________
(пункти призначень)
________ТОВ «Три сумки»___________________________________________
(найменування підприємства, установи, організації)
__________________________________________________________________
Термін відрядження «_4___» дні
Мета відрядження___ укладення договору купівлі-продажу,_______________
вивчення ринку збуту м’ясної продукції________________________________
м. Дніпропетровськ _________________________________________________

Підстава: наказ від «_21_»__листопада 2011 р. №__40/К__________________
Начальник відділу кадрів __Калач__________
(підпис)

Відмітки про вибуття у відрядження, прибуття до місця постійної роботи

Вибув з ___ м. Магдалинівка _____. Прибув до м. Дніпропетровськ ___.
«_22__» _листопада____ __2011_ р. «__22_» _листопада___ ___2011_ р.
МП _______Васнєцов ___ МП _Кураєв ___________
підпис підпис
Вибув з __ м. Дніпропетровськ ___ . Прибув до _м. Магдалинівка____ .
«__25_» __ листопада __2011 р. «__25листопада ___2011 р.
МП __Кураєв/печатка __________ МП __Васнєцов / печатка_____
підпис підпис

Смотрите еще:

  • Дверь задняя левая 1119 Дверь ВАЗ Kalina 1118, 1119 задняя правая (АвтоВАЗ) Самовывоз из офиса Доставка по Украине с оплатой при получении (наложенный платеж) Наложенный платёж Наличные (при оплате в офисе) Банковский […]
  • Налоговый вычет на детей в 2018 году пример расчета Налоговая социальная льгота - 2018 год, Украина (НСЛ) Смотрите также: Часто задаваемые вопросы о социальной льготе >>> Учитывая новый Прожиточный минимум - 2018 для трудоспособного лица, с 01 января 2018 […]
  • Купить дом в туле под снос Купить дом в туле под снос Снос ветxих дoмов в Туле и Тульскoй облaсти. Cлoмать cтаpый дoм и вывезти муcop. Убopка, вывезем на свалку.Cломaть старую дачу, дом, сaрай, приcтройки.Pазбoркa дoмов вpучную и снoc […]
  • Материальная помощь налогообложение рб Налогообложение материальной помощи (НДФЛ) Кaк облагается налогом нa доходы физлиц материальная помощь в рaзмере 2000 гpн., предоставленная предприятием cвоим работникам? Статьeй 11 Кoдекса закoнoв o труде oт […]
  • Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию в 2014 Увольнение по собственному желанию в 2018 году Увольнение по собственному желанию – наименее конфликтная процедура увольнения, обусловленная волеизъявлением работника («собственным желанием») в виде заявления […]
  • Отработка в 2 недели на испытательном сроке при увольнении Отработка на испытательном сроке Обновление: 17 мая 2016 г. Часть 3 статьи 70 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) распространяет на работника, находящегося на испытательном сроке, все права и обязанности […]
  • Норма жилой площади в киеве Какие нормы жилья и потребления энергоресурсов для субсидиантов действуют в Украине в 2017 году: таблица В Министерстве социальной политики Украины рассказали, на какие объемы потребления энергоресурсов […]
  • Отработка при увольнении на испытательном сроке в календарных днях Законно ли работодатель настаивает на отработке при увольнение на испытательном сроке? Работаю на испытательном сроке, написал заявление об увольнении по собственному желанию 18 мая 2016 с просьбой уволить […]