Аренда авто с водителем договор

Договор аренды автомобиля с водителем

В рамках договора аренды автомобиля с водителем, одна сторона — арендодатель предоставляет другой стороне — арендатору во временное владение и пользование за плату движимое имущество с водителем, осуществляющим непосредственное управление, а также техническое обслуживание имущества. Арендодателем может быть собственник имущества, а также лица на то уполномоченные собственником. Сдача движимого имущества в наем, как правило, является постоянной коммерческой деятельность арендодателя.

Вне зависимости от срока, договор должен быть заключен в письменной форме.

Договор – двусторонний, публичный, взаимосогласованный, взаимообязывающий, срочный.

Сроки договора аренды автомобиля с водителем

Период действия указывается отдельным пунктом в соглашении. Пролонгация договора на неопределенный срок и преимущественное право аренды неприменимы к договору аренды транспортного средства. Также к договору не применяется правило его регистрации, при сроках более 11 месяцев.

Оплата арендных платежей

Порядок и сроки платежей арендатора определяется договором. В качестве оплаты могут выступать исключительно денежные средства. При досрочном возврате автомобиля, арендодатель обязан произвести перерасчет и вернуть часть арендного платежа.

Договор аренды автомобиля не одно и тоже, что договор аренды автомобиля с последующим выкупом, поскольку во втором случае речь идет о финансовой аренде или лизинге имущества. Т.е. переход в собственность арендатора арендуемого движимого имущества, по истечении срока аренды не происходит.

Пользование и содержание арендуемого имущества

Арендодатель обязуется за свой счет поддерживать транспортное средство в надлежащем состоянии, производить текущий и капитальный ремонт, в течение всего срока договора аренды.

Водитель транспортного средства и его квалификация должны отвечать правилам эксплуатации данного транспортного средства, а также условиям, прямо указанным в договоре. Водитель должен быть работником арендодателя и оплата его услуг соответственно осуществляется арендодателем.

Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе оплата топлива, штрафы и т.п. осуществляется за счет арендатора.

Имущественное страхование автомобиля и страхование гражданской ответственности водителя осуществляется за счет арендодателя. В случае, если автомобилю нанесен ущерб, арендатор обязан возместить соответствующие убытки, в том случае, если будет доказана вина арендатора в инциденте.

Аренда авто с водителем договор

Документ : Аренда автомобиля с водителем: Налоговые и правовые аспекты

Аренда автомобиля с водителем:
Налоговые и правовые аспекты

На балансе нашего предприятия находится автомобиль, которым управляет водитель, являющийся наемным работником. В настоящее время нам поступило предложение от другого предприятия о сдаче в аренду автомобиля вместе с водителем.

Какие правовые и налоговые особенности имеет эта операция ? Как правильно оформить документы?

I. Общие сведения о договоре
аренды транспортного средства
с экипажем и его особенности

Правовые отношена по договору найма (аренды) транспортных средств (ТС) регулируются ст. 798-805 Гражданского кодекса Украины.

На практике применяются различные виды договоров найма (аренды) (1) ТС — с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации ТС и без предоставления таких услуг.

В ст. 805 ГК раскрывается содержание договора аренды ТС с экипажем. В этом договоре объединены два вида обязательств:

1) непосредственно связанных с предоставлением ТС в аренду — то есть в пользование за плату на определенный срок;

2) связанных с оказанием арендатору услуг по управлению и технической эксплуатации ТС.

В соответствии со ст. 799 ГК договор аренды ТС заключается в письменной форме. В случае если одной из сторон договора выступает физическое лицо, такой договор подлежит нотариальному удостоверению.

Аренда ТС с экипажем отличается от обычной аренды и согласно ст. 805 ГК имеет следующие особенности:

1) Управление и техническая эксплуатация ТС производятся его экипажем. (2)

Объем услуг по управлению и технической эксплуатации должен обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию ТС в соответствии с целями аренды, указанными в договоре. Эти цели, а следовательно, и объем услуг различны в зависимости от предназначения ТС (перевозка пассажиров или груза), срока пользования и т. п.

При этом необходимо учитывать, что управление и техническая эксплуатация — понятия достаточно широкие, поэтому во избежание разногласий следует четко определить в договоре, какие именно функции возлагаются на экипаж, ведь согласно ч. 1 ст. 801 ГК поддерживать ТС в надлежащем техническом состоянии (а значит, и нести соответствующие техрасходы) обязан арендатор.

Кроме того, в договоре можно учесть квалификационные требования к экипажу ТС. То есть состав экипажа ТС и его квалификация должны отвечать обязательным для сторон правилам и условиям договора, а если обязательными правилами такие требования не установлены — требованиям обычной практики. Во всех случаях лица, управляющие ТС, должны иметь документы, подтверждающие сдачу ими в установленном порядке квалификационных экзаменов и разрешающие управлять соответствующим ТС (водительские права и т. п.).

2) Трудовые отношения членов экипажа с арендодателем не прекращаются.

3) Расходы на содержание экипажа несет арендодатель.

Как правило, арендатор возмещает эти расходы в составе арендных платежей, то есть они должны учитываться при определении размера арендной платы.

А вот расходы, связанные с использованием ТС, в том числе с уплатой налогов и других платежей, за исключением налога с владельцев транспортных средств, возлагаются на арендатора (ч. 2 ст. 801 ГК).

И это логично, ведь эксплуатация ТС относится к сфере деятельности арендатора, поэтому он заинтересован в оптимизации “эксплуатационных” расходов (в состав которых могут входить расходы топлива, других материалов, замена мелких деталей и т. п.).

Впрочем, стороны могут зафиксировать в договоре, что все расходы, связанные с использованием ТС, несет арендодатель. (Без этой оговорки действовало бы общее правило, установленное в ч. 2 ст. 801 ГК. (3) ) При таких условиях арендатор ТС с экипажем будет нести только расходы в виде арендной платы.

II. Документальное оформление операции

Передача/получение арендованного ТС оформляется двусторонним актом приемки-передачи имущества. Для этих целей можно использовать типовую форму № ОЗ-1 “Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств”, утвержденную приказом Минстата от 29.12.95 г. № 352, либо составить акт в произвольной форме.

По мнению столичных налоговиков, первичными документами при осуществлении арендных операций являются: договор аренды (4) ; акт приемки-передачи имущества; акт приемки-передачи предоставленных услуг; счет, предоставленный арендодателем для оплаты указанных услуг, и другие документы, подтверждающие выполнение услуг.

Кроме того, при передаче авто в аренду арендодатель должен предоставить арендатору соответствующую техдокументацию на такое ТС.

На период действия договора арендатору также необходим временный регистрационный талон, оформляемый в ГАИ, — см. Правила государственной регистрации и учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов и мотоколясок, п. 15.

Интересно, что киевские налоговики считают оформление указанного талона необходимым условием подтверждения осуществления хозяйственной операции по использованию арендованного ТС и, соответственно, условием подтверждения валовых затрат. (5)

Возникает вопрос: кто должен выписывать и заполнять путевые листы при аренде ТС с экипажем — арендодатель или арендатор? Допустим, что речь идет об аренде легкового автомобиля с водителем. В соответствии с п. 1.2 Инструкции о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденной приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74 (далее — Инструкция № 74), легковые автомобили, которые предоставляются заказчику на договорных условиях (с водителем), также относятся к категории служебных легковых автомобилей.

Мы считаем, что путевой лист должно выписывать и заполнять предприятие-арендатор, то есть перевозчик, эксплуатирующий служебный легковой автомобиль (п. 2.1 Инструкции № 74). Ведь именно арендатор эксплуатирует автомобиль и решает, когда и куда будет направлен водитель. Кроме того, арендатору авто необходимо документально подтвердить ряд расходов по арендованному ТС (расходы ГСМ, техобслуживание и т. п.) для отнесения их в налоговом учете на валовые затраты и в налоговый кредит по НДС, так как арендатор несет эти расходы.

Однако арендодателю путевой лист тоже нужен. Поскольку при аренде ТС с водителем все расходы на содержание водителя несет арендодатель, ему могут потребоваться данные путевого листа типовой формы № 3, в котором указаны результаты работы ТС.

Поскольку путевой лист типовой формы № 3 выписывается в одном экземпляре, предприятие-арендатор может представить арендодателю копию путевого листа, на основании которой будет производиться оплата труда водителя ТС.

Отметим еще один важный момент, связанный с учетом рабочего времени членов экипажа.

Некоторые специалисты рекомендуют производить обеспечение контроля со стороны арендодателя (с которым экипаж находится в трудовых отношениях) с помощью отчета отработанного рабочего времени, который арендатор согласно договору аренды ТС с экипажем обязуется периодически (1 или 2 раза в месяц), на определенную дату, представлять арендодателю. В данном документе необходимо указывать: период, в течение которого выполнялись работы членами экипажа; перечень таких работ; дни простоя арендованного ТС с указанием причины простоя (отсутствие заказчиков, болезнь водителя и т. п.); документы, подтверждающие осуществленные работы (путевые листы, табель рабочего времени, акт выполненного экипажем задания и т. п.).

III. Формирование размера арендной платы

На практике применяются два варианта определения арендной платы за ТС:

1) сумма арендной платы за ТС с экипажем является фиксированной;

2) сумма арендной платы включает две составляющие: постоянную и переменную.

Конечно, первый вариант nauoatee прост для устных целей, однако он имеет и свои недостатки.

Во-первых, в настоящее время наметилась устойчивая тенденция уменьшения арендной платы за пользование имуществом, во-вторых, альтернативный (второй) вариант является, безусловно, более гибким, поскольку его применение дает возможность учитывать изменения цен на ГСМ, дополнительные услуги по техобслуживанию ТС и прочие расхода.

При применении второго варианта переменную составляющую (дополнительную часть арендной платы) придется ежемесячно согласовывать в протоколе согласования договорной цены, который является неотъемлемой частью договора. Кроме того, в нем желательно указывать причины, которые повлияли на формирование размера арендной платы в конкретном месяце (например, размер добавки может зависеть от ежемесячного пробега автомобиля, факта использования автомобиля в выходные дни и др.). Такие протоколы в случае необходимости помогут обосновать обычность цены арендного платежа как для налога на прибыль, так и для НДС.

В некоторых публикациях специалистов ГНАУ (см., например, “Вестник налоговой службы Украины” № 29’2006, с. 38) отмечается, что сумма арендной платы должна не только покрывать расходы арендодателя, связанные с содержанием объекта аренды (амортизационные отчисления, уплату налога с владельцев транспортных средств, страхование ТС), но и обеспечивать среднеотраслевой уровень рентабельности.

Некоторое рациональное зерно в таком выводе, безусловно, есть. Тем не менее Закон О Прибыли “привязывает” уровень обычной цены не к расходам, а к ситуации на рынке (то есть к возможности продать подобные услуги за определенную цену). Причем же здесь среднеотраслевой уровень рентабельности?

Не секрет, что в кризисных условиях предприятия вынуждены сдавать в аренду имущество гораздо дешевле, чем год назад, в связи с чем может возникнуть ситуация, рассмотренная ранее, когда стоимость арендной платы не перекрывает даже амортотчислений. В указанной публикации налоговики сочли такие ОФ непроизводственными, со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

Разумеется, не следует соглашаться с очередной фантазией налоговых органов. Однако, на наш взгляд, во избежание наездов на арендодателя по поводу низкой арендной платы последнюю следует рассчитывать с ориентацией на бухгалтерскую амортизацию, которая докажет итоговую прибыльность данной операции с точки зрения бухучета.

IV. Налоговый учет эксплуатации
арендованного ТС с экипажем

Следует отметить, что налоговый учет у арендатора расходов на эксплуатацию ТС с экипажем весьма близок к налоговому учету эксплуатационных расходов ТС без экипажа, если все расходы, связанные с использованием ТС, по общему правилу возложены на арендатора.

Как известно, к основным расходам, связанным с эксплуатацией арендованного ТС, относятся расходы на:

1) ГСМ, стоянку и парковку;

2) проведение технического обслуживания;

3) ремонт (и запчасти для ремонта);

4) страхование авто и страхование гражданско-правовой ответственности владельцев транспортных средств;

5) уплату налогов и сборов. Коротко рассмотрим их.

ГСМ, стоянка, парковка

При аренде легковых автомобилей в состав валовых затрат могут быть отнесены только 50% расходов на приобретение ГСМ (п/п. 5.4.10 Закона О Прибыли) (6) . На грузовые ТС указанное ограничение не распространяется.

Тот же самый п/п. 5.4.10 Закона О Прибыли запрещает включать в состав валовых затрат расходы, связанные с оплатой стоянки и парковки легковых автомобилей. И опять эти ограничения не действуют для перевозчиков и субъектов сферы туризма, а также при аренде грузового ТС.

Для включения сумм НДС, уплаченного или начисленного при приобретении ГСМ, при оплате стоянки и/или парковки, в налоговый кредит никаких специальных ограничений нигде нет.

Напомним, что под техническим обслуживанием согласно Положению о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденному приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102, понимается “комплекс операций или операция по поддержанию работоспособности или исправности изделия при использовании по назначению, хранении и транспортировке” (п. 1.3 Положения).

Частью 1 ст. 785 ГК установлено, что арендатор обязан вернуть ТС в том состоянии, в котором оно было получено, с учетом нормального износа, или в состоянии, оговоренном в договоре. Поэтому арендатор имеет полное право включить стоимость техобслуживания ТС в состав валовых затрат на основании п/п. 5.2.7 Закона О Прибыли (при условии использования ТС в хоздеятельности), а НДС в ее составе — в налоговый кредит.

Ремонт и запчасти

Как известно, арендодатель может сам отремонтировать (улучшить) ТС, а может разрешить (поручить) это сделать арендатору, предусмотрев соответствующее условие в договоре (ст. 776 и 778 ГК).

Напомним, что расходы на ремонт (улучшение) ТС регулируются п/п. 8.7.1 и 8.8.1 Закона О Прибыли.

Когда же подойдет время возврата арендодателю отремонтированного ТС, арендатору следует заглянуть в п/п. 8.8.2 Закона О Прибыли: согласно данной норме при возврате арендованного ТС расходы на его ремонт остаются в составе ОФ группы 2.

Интерес представляют также вопросы о том, может ли арендатор включить в валовые затраты стоимость приобретенных для ремонта запчастей и будет ли эта стоимость участвовать в перерасчете прироста (убыли) балансовой стоимости по п. 5.9 Закона О Прибыли.

По нашему мнению, данные вопросы должны решаться точно так же, как для случаев с эксплуатацией собственного автотранспорта. Ответы на них дают письма ГНАУ от 22.09.98 г. № 10943/ 10/15-1117 и от 17.11.98 г. № 13445/10/15-1117.

Страхование арендованного ТС

Напомним, что п/п. 5.4.6 Закона О Прибыли разрешает включать в валовые затраты любые расходы на страхование имущества плательщика налога, а также на страхование гражданской ответственности, связанной с эксплуатацией ТС, находящихся в составе основных фондов плательщика налога. А арендованное ТС, как известно, арендатору не принадлежит. Отсюда и проблемы с валовыми затратами.

Налоговики давно отказываются признавать валовые затраты по страхованию арендованного имущества — см. извлечение из письма ГНАУ от 04.05.98 г. № 4592/11/15-2116. (7)

Свою позицию в отношении отсутствия у арендатора “страховых” валовых затрат они подтвердили и в письме от 21.01.2002 г. № 413/6/15-1416.

Что касается страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств, то в отношении арендаторов мнение ГНАУ остается неизменным. В письме от 08.12.2005 г. № 12060/6/15-0316 разъясняется, что, поскольку ОФ, пребывающие в оперативной аренде, находятся на балансе арендодателя, “гражданско-ответственные” страховые расходы не относятся в состав валовых затрат предприятия-арендатора.

В процессе эксплуатации арендованного ТС возникает необходимость уплаты некоторых налогов и сборов. В частности, сбор за загрязнение окружающей среды, должен уплачивать тот, кто осуществляет выбросы в атмосферу продуктов сгорания ГСМ, то есть арендатор. Он же должен подавать расчет “грязного” сбора в налоговую инспекцию (см. п. 2 письма ГНАУ от 07.12.2007г. № 15310/5/15-0516).

В соответствии со ст. 1 Закона “О налоге с владельцев транспортных средств и других самоходных машин и механизмов” плательщиками транспортного налога являются собственники ТС. В письме Госдепартамента автомобильного транспорта Минтранса Украины от 26.05.2003 г. № 25/4-7-11734 разъясняется, что плательщиком транспортного налога является собственник, а не фактический владелец автомобиля. ГНАУ в своем письме от 29.04.2004 г. № 3379/6/17-3116 сообщила, что в случае передачи ТС в аренду плательщиком налога является арендодатель — владелец ТС, зарегистрированного в ГАИ МВД Украины на его имя.

Таким образом, транспортный налог уплачивает тот, у кого автомобиль находится на балансе, то есть арендодатель.

В то же время, если арендатор настаивает на том, чтобы транспортный налог уплачивал именно он, а не арендодатель-владелец, то, в принципе, этот вариант может быть реализован.

(1) В Гражданском кодексе Украины понятия “аренды” и “найма” фактически тождественны, поскольку при любой аренде имеет место наем имущества:

“По договору найма (аренды) наймодатель передает или обязуется передать нанимателю имущество в пользование за плату на определенный срок” (см. ч. 1 ст. 759 ГК там же, на с. 2т).

В дальнейшем мы будем говорить об аренде ТС.

(2) На наш взгляд, экипажем является персонал, который обеспечивает управление и техэксплуатацию ТС. В отличие от ряда транспортных средств (например, судно или самолет) указанные функции в отношении автомобиля вполне может осуществлять один (несколько) водитель (внекоторых случаях к ним присоеденяются другие лица, например стюард в автобусе). Поэтому его (их) вполне можно считать экипажем (особенно — с учетом диспозитивного характера ГК).

(3) Оно гласит: “Расходы, связанные с использованием транспортного средства, в том числе с уплатой налогов и других платежей, несет наниматель”.

(4) Честно говоря, при всем уважении к налоговикам г. Киева вынуждены заметить, что договор к первичным документам не относится.

(5) Наши аргументы в пользу того, что данный документ не является первичным документом и к налогообложению отношения не имеет,- см. в редакционном комментарии к письму ГНА в г. Киеве от 24.11.2006 г..

(6) Ограничение не касается предприятий, основным видом деятельности которых являются транспортные перевозки или деятельность в сфере туризма.

(7) В своем более позднем письме — от 25.09.2000 г. № 5328/6/15-1116 — они согласились с возможностью отнесения на валовые затраты предприятия-арендатора только расходов, связанных со страхованием арендованного имущества, находящегося в государственной или коммунальной собственности.

«Бухгалтер» № 17, май (I) 2009 г.
Подписной индекс 74201

Особенности и процедура оформления аренды транспортного средства с экипажем

Многие сталкивались с необходимостью арендовать автомобиль (не путать с лизингом). Но часто встречается отсутствие желания или возможности самому садиться за руль. Или требуется специальная техника, для управления которой нужны услуги специалиста.

В этих случаях выход один – аренда авто с экипажем. И сегодня мы поговорим более детально о договоре на сдачу в аренду транспортного средства (автомобиля) с экипажем у физических, юридических лиц и сотрудников, налогообложении такого мероприятия по нормам ГУ РФ.

Что такое аренда транспортного средства с экипажем

Это вид аренды транспортных средств, при котором арендатор получает не только автомобиль, но и водителя. Характерные особенности:

  • Арендное соглашение заключается на определенный срок без права автоматической пролонгации.
  • Арендодатель в лице водителя несет ответственность за техническое обслуживание эксплуатации авто.
  • При составлении договора требуется детализация расходов на аренду, эксплуатацию и услуги по вождению машины.

О важных нюансах сдачи в аренду авто с экипажем сотрудником организации расскажет данное видео:

Обязательные условия сделки

При заключении договора аренды с водителем желательно обратить внимание на выполнение обязательных условий:

  • Арендодатель выплачивает водителю заработную плату и командировочные самостоятельно.
  • Эти расходы должны быть учтены при начислении арендной платы отдельным пунктом, где прописаны взаимоотношения арендатора с экипажем.
  • Арендодатель несет ответственность за проведение всех видов ремонта во время срока аренды, в том числе и при необходимости замены запчастей.
  • Арендованное ТС используется только с целью прописанной в договоре аренды.
  • За безопасную эксплуатацию отвечает арендодатель.
  • Квалификация водителя (экипажа) должна соответствовать целям аренды или классу арендуемого авто.
  • Водитель авто состоит на службе у арендодателя, поэтому должен выполнять его требования, касающиеся технического содержания авто.
  • Страховка авто и водителя находятся в компетенции арендодателя.
  • А вот затраты, связанные с непосредственной эксплуатацией авто (ГСМ, оплата необязательных сборов и налогов), лежат на арендаторе.

Оформление

Необходимость учитывать услуги водителя несколько усложняет процедуру заключения договора аренды с экипажем, поэтому при соблюдении сделки важно учитывать все требования Гражданского кодекса.

Необходимые документы

При оформлении аренды сторонам, заключающим договор, необходимо подготовить следующие документы:

  • Удостоверения личности (паспорта) лиц, заключающих договор.
  • Права водителя ТС.
  • Если арендатор организация, то копии регистрационных документов.
  • Техпаспорт автомобиля.
  • Подтверждение страховки ОСАГО (полис).
  • Договор на аренду и сопутствующие ему акты приемки-передачи ТС и акт о предоставлении услуг водителя автомашины.

Скачать бланк-образец договора аренды транспортного средства (грузового или легкового автомобиля) с экипажем вы можете в специальном материале о договорах аренды.

О том, чем отличается и как составить договор аренды авто с экипажем и без, расскажет данное видео:

Как правильно составить договор аренды автомобиля с водителем, образец документа

Иногда возникает необходимость много перемещаться по городу, но нет возможности делать это на своем автомобиле. Для таких случаев существует услуга аренды машины с водителем или без. Арендовать автомобиль с водителем дороже, но это позволит сэкономить время и силы в тех случаях, когда нет возможности самому быть за рулем. В статье мы представим образец договора аренды автомобиля с водителем, а также дадим рекомендации по его правильному составлению и оформлению.

Что это за документ

Договор аренды авто может заключаться как между юридическими лицами, так и между физическим и юридическим лицом.

Договор аренды автомобиля заключается между владельцем автомобиля и клиентом, которому требуется машина на время. Арендовать автомобиль может как частное лицо, так и предприятие для своего сотрудника. Точно также как владельцем, предоставляющим право аренды, может быть специализированная фирма или частное лицо. Желательно пользоваться услугами специализированных сервисов – к ним легче предъявить претензии при некачественном оказании услуг.

Договор аренды подтверждает, что арендатор взял в аренду у арендодателя автомобиль на определенный срок, и обязуется вернуть его в надлежащем состоянии. В свою очередь арендодатель обязуется предоставить автомобиль в надлежащем техническом состоянии, без поломок и дефектов.

Арендовать машину можно с водителем или без. В первом случае водитель обязан приезжать к арендодателю в указанное им время – на период аренды он становится личным водителем арендодателя. При этом ответственность за соблюдение правил дорожного движения ложится на водителя, если только арендодатель не требует от него нарушать ПДД, что доказать достаточно сложно.

Если же в договоре указано, что машина арендуется без водителя, то ответственность за ее состояние и отсутствие проблем в ГИБДД полностью ложится на арендатора. Такая услуга очень распространена в крупных городах нашей страны и Европы.

Суть и функции

Договор аренды автомобиля с водителем всегда трехсторонний – в нем участвуют:

  1. арендатор
  2. собственник
  3. водитель машины.

Каждый из них имеет свои права и обязанности. Собственник обязан предоставить автомобиль в хорошем техническом состоянии на определенный срок.

Арендатор обязан пользоваться машиной бережно, не мешать водителю выполнять его работу и заплатить оговоренную сумму. Водитель должен соблюдать ПДД и следить за техническим состоянием машины, вовремя оповещать о поломках. Если машина сломалась до окончания срока аренды, собственник должен предоставить другую.

Если водитель и владелец – одно лицо, то заключается двухсторонний договор с толкованием, которое предусматривает достаточно большие вариации прав и обязанностей сторон. Именно поэтому рекомендуется брать машины в аренду у специализированных фирм, а не у частных лиц – их договоры стандартизированы и не допускают двойных толкований.

В каких случаях необходим

Договор при единоразовом использовании автомобиля не нужен.

Такой договор необходимо заключать всегда, когда клиент регулярно нуждается в транспортных услугах. Например, во время нахождения в другом городе, когда не было возможности приехать на собственном автомобиле, или при напряженной работе, связанной с постоянными разъездами по городу и области.

Договор не нужно заключать, если услуги машины с водителем использовались один раз – например, такси. В этом случае имеет место договор найма транспортных услуг (чаще всего устный). Если же автомобиль нужен постоянно, следует заключить договор.

Использование автомобиля с водителем без договора (на добровольных началах, на основании устной договоренности, использование сервисов попутчиков) дает большую почву для злоупотреблений и ненадежности. Стороны, не связанные с договором, имеют возможность безнаказанно поступиться интересами других сторон. Например, водитель может не подъехать к назначенному сроку или отказаться от выполнения устных обязательств. Пассажир в этом случае не сможет доказать вину водителя, если не было договора.

Сроки договора аренды

Срок аренды не регулируется законодательством. В этом вопросе допустимо проявлять инициативу двум сторонам договора – арендатору и владельцу. Если речь идет о фирме, предоставляющей транспортные услуги, то они обычно имеют фиксированные сроки аренды автомобиля и фиксированные цены. Если же договор заключается с частным лицом. То срок можно установить любой.

Водитель, если он не является одновременно собственником транспортного средства, не участвует в определении сроков аренды. По законодательству, если машина арендована с экипажем, то экипаж может меняться во время срока аренды. Т.е. если в определенные дни водитель не может выйти на работу, его должен заменить другой водитель. Если водитель и собственник – одно лицо, то устанавливается определенный порядок, в котором водитель может не выйти на работу.

Оплата арендных платежей

Платеж за арендованный автомобиль может вноситься несколькими путями, и это обязательно должно быть отражено в договоре:

  • Возможно единовременное внесение всей суммы в начале или после окончания срока аренды.
  • Более распространенная практика – внесение залога или предоплаты в начале срока, а затем полная оплата в конце – это позволяет снизить финансовый риск для обеих сторон.
  • Если срок аренды достаточно долго, то можно вносить платежи раз в определенное время. Чаще всего – раз в неделю, хотя некоторые фирмы устанавливают ежедневные или ежемесячные платежи. Частота платежей зависит исключительно от срока аренды. Еженедельный платеж считается наиболее удобным, чем и обусловлено его распространение.

Способ внесения платежа также допускается любой – наличный или безналичный. Это зависит от удобства обеих сторон. Единовременный платеж или платеж с предоплатой удобнее внести наличными, регулярные платежи – на карточку. При этом возможно сочетание использования разных способов, например, предоплату внести наличными, затем еженедельно вносить безналичные платежи. Этот вопрост урегулируется исключительно договором между собственником и арендатором.

Использование и содержание

Внимательно изучите границы ответственности перед арендой автомобиля!

Содержать машину, т.е. регулярно проходить техосмотры, делать плановый ремонт, проходить различные мероприятия в контролирующих органах – полностью ответственность собственника машины. Также его обязанность – здоровье и надлежащие условия труда для водителей, предоставление им выходных и отпусков, медицинских осмотров перед рейсами и плановых медосмотров.

Все эти мероприятия должны проводиться в такой последовательности, чтобы не затрагивать интересы арендатора. В частности, если арендованная машина сломалась в гараже собственника, именно владелец должен предоставить другую машину. Точно также, если водитель заболел, ушел в отпуск, или у него выходной – арендодатель должен выпустить в рейс другого водителя.

Использование машины – это соблюдение правил дорожного движения, предрейсовые и послерейсовые осмотры, уход за ней во время аренды, если машина не заезжает в гараж собственника. Это полная ответственность арендатора, поскольку во время аренды машина находится в его временном владении. Арендатор обязан бережно относиться к машине и вовремя сообщать владельцу о том, что возникла поломка. Своевременная заправка машины топливом также считается частью использования машины, это происходит за счет арендатора.

Водитель, если он является наемным работником, несет ответственность за соблюдение ПДД и своевременное сообщение о поломках. Он имеет право на выходные, даже в пределах оплаченного срока аренды, а также на рабочий день строго определенной продолжительности. Если нужно отработать больше одной смены, рабочее время делится между несколькими водителями.

Образец договора

Форма договора допускает некоторые изменения. Важнейшим условием является то, что сторон договора должно быть три (собственник, арендатор, водитель или несколько водителей). Срок аренды должен быть указан отдельным пунктом. Также отдельно должны быть указаны сроки и способы внесения платежей. Обязанности по содержанию машины могут быть распределены на основании общего законодательства или уточнены в договоре.

Договор аренды грузового автомобиля с водителем

Особенность данного договора в том, что он предполагает перевозку грузов. Характер, масса и размеры грузов отдельно прописываются в договоре. Как правило, подобные договоры заключают торговые или производственные компании с логистическими фирмами, чтобы обеспечивать свои потребности.

Договор аренды автомобиля без водителя

Это более простой вариант, чем арендовать машину с экипажем . В этом случае автомобиль на время аренды полностью переходит в пользование арендатора, он осуществляет уход и обслуживание машины в этот период, своевременно сообщает о поломках. Если машина сломалась не по вине арендатора, он может затребовать другой автомобиль.

Смотрите видео по теме:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Аренда авто с водителем договор

Не всегда предприятию выгодно или целесообразно содержать собственный автопарк. С этим связано огромное количество вопросов документального оформления, а также материальных затрат на такое содержание, поэтому зачастую более выгодным является оформление договора аренды автомобиля с собственником для использования
в хозяйственной деятельности предприятия.

В данной публикации мы рассмотрим вопросы оформления и учета аренды автомобилей при условии, когда арендодателем является юридическое лицо, физическое лицо – предприниматель, либо просто физическое лицо. Сразу отметим, что речь пойдет об оперативной аренде транспортных средств, то есть аренде, которая не предусматривает передачу арендатору всех рисков и выгод, связанных с правом пользования и владения автотранспортным средством.

Аренда авто у юридического лица
Документальное оформление
Взаимоотношения между арендодателем автомобиля и арендатором регулируются ст.ст. 798-805 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. №435-IV и ст.283-291 Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2003 г. №436-IV.
Так, согласно ст. 798 ГКУ, предметом договора найма транспортного средства могут быть воздушные, морские, речные суда, а также наземные самоходные транспортные средства и т.п. Сам договор найма в соответствии
со ст. 799 ГКУ заключается в письменной форме, и, как правило, в нем оговариваются следующие существенные условия:
объект аренды;
период, на который заключается договор;
сумма арендной платы;
условия восстановления арендованного имущества, проведения его текущего ремонта;
условия его возврата или выкупа.

При заключении договора между юридическим лицом (арендодателем) и другим юридическим лицом (арендатором), необходимы такие документы:
акт экспертной оценки стоимости автомобиля;
расчет стоимости арендной платы;
свидетельство о регистрации автомобиля (технический паспорт);
акт технического осмотра состояния автомобиля;
свидетельство плательщика НДС (для плательщиков НДС) и другие документы.

Заметим, что проведение экспертной оценки транспортного средства является обязательным только в случае аренды государственного имущества. В остальных случаях такая оценка не является обязательным условием договора аренды, и проводится в основном в связи с необходимостью учета износа, инфляции, технического состояния, а также для дальнейшего отражения стоимости автомобиля на соответствующих счетах бухгалтерского учета арендатора.
После подписания договора в сроки, обусловленные им, происходит передача автотранспорта от арендодателя к арендатору, что оформляется составлением акта приема-передачи объекта основных средств.

Бухгалтерский учет
Согласно Инструкции №291, принятые в оперативную аренду основные средства и нематериальные активы зачисляются предприятием на забалансовый счет 01 «Арендованные необоротные активы» по балансовой (остаточной) и первоначальной стоимости арендодателя, которая указывается в договоре операционной аренды.
Увеличение остатка счета 01 «Арендованные необоротные активы» происходит при принятии на учет основных средств, нематериальных активов и других необоротных активов, полученных в оперативную аренду, уменьшение – при их возврате арендодателю и в случаях переноса задолженности перед арендодателем за арендованные необоротные активы на баланс.
Расходы по оплате арендной платы за автомобиль, используемый арендатором в хозяйственной деятельности предприятия, подлежат включению в расходы в зависимости от направления их использования и учитываются предприятием на соответствующих счетах расходов бухгалтерского учета:
91 «Общепроизводственные расходы»;
92 «Административные расходы»;
93 «Расходы на сбыт»;
94 «Прочие расходы операционной деятельности».

Налоговый учет
В налоговом учете передача (получение) объекта оперативной аренды арендатору (от арендодателя) не влечет за собой никаких налоговых последствий для обеих сторон по договору (п. 153.7 и пп. 196.1.2 НКУ).
По аналогии с бухгалтерским учетом, расходы по аренде автомобиля включаются в расходы при расчете объекта налогообложения налогом на прибыль, в зависимости от целевого использования. В соответствии с п. 153.7 НКУ, датой расходов арендатора является дата начисления арендной платы.
Также следует учесть, что сумма арендной платы является объектом обложения НДС (п. 185.1 НКУ), поэтому если арендодатель – плательщик НДС, то арендатор при использовании арендованного автомобиля в хозяйственной деятельности имеет полное право на налоговый кредит по НДС на основании полученной налоговой накладной согласно п. 198.3 НКУ. Соответственно, если арендодатель не является плательщиком НДС, право на налоговый кредит у арендатора отсутствует.

Обычная цена
Согласно п. 188.1 НКУ, база налогообложения операций по поставке товаров, услуг определяется исходя из договорной стоимости, но не ниже обычной цены. Пунктом п.14.1.71 НКУ установлено, что обычная цена – это цена товаров (работ, услуг), определенная сторонами договора, если иное не установлено НКУ. То есть если не доказано обратное, считается, что обычная цена соответствует уровню рыночных цен (пп. 14.1.71 п. 14.1 ст. 14 НКУ).
Как известно, обычная цена применяется в случае, когда плательщик налогов осуществляет:
бартерные операции;
операции со связанными сторонами;
операции с налогоплательщиками, которые применяют специальные режимы налогообложения или иные, чем основная ставка налога на прибыль, либо не являются плательщиком этого налога, кроме физических лиц, которые не являются субъектами предпринимательской деятельности;
в иных случаях, определенных НКУ.

Сами методы определения и порядок применения обычной цены определены ст. 39 НКУ. Поэтому в случае осуществления вышеперечисленных операций сторонам необходимо предусмотреть соответствующее обоснование арендной платы обычным ценам. Аргументами в данном случае могут быть:
справка о данных статистических наблюдений в области аренды и арендной платы или справка об отсутствии подобной информации;
документы, подтверждающие размер арендной платы при аренде объектов с похожими основными характеристиками и на похожих условиях;
определенные условия договора аренды, сроки выполнения обязательств, условия платежей и другие объективные условия, влияющие на цену;
публикация арендодателем в печатных средствах массовой информации, в Интернете, путем трансляции по телевидению или радио размера арендной платы и других условий аренды.

Принят автомобиль арендатором согласно акту приема-передачи

Начислена аренда за пользование автомобилем согласно акту выполненных услуг

Начислен налоговый кредит по НДС

Перечислен арендный платеж

Возвращен автомобиль арендодателю
согласно акту приема-передачи

Аренда автомобиля у физического лица – предпринимателя
Документальное оформление
В случае если предприятие собирается арендовать автомобиль у физического лица – предпринимателя, необходимо предусмотреть следующее.
Поскольку договор аренды будет заключаться между юридическим лицом и предпринимателем, такие отношения регулируются также ст.ст. 798-805 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. №435-IV и ст.ст. 283-291 Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2003 г. №436-IV.
Согласно ч. 2 ст. 799 ГКУ, договор аренды транспортного средства с участием физического лица подлежит нотариальному удостоверению.

Что касается нотариального заверения договора аренды, заключенного между юридическим лицом и физическим лицом – предпринимателем, то согласно постановлению ВХСУ от 14.09.2006 г. №41/102 «положения ч. 2 ст. 799 ГКУ не могут быть применены в отношении договора аренды, поскольку правовое регулирование предпринимательской деятельности юридических лиц и физических лиц – предпринимателей в данном случае являются тождественными. В отношении договоров аренды транспортных средств, заключенных юридическими лицами, Гражданский кодекс Украины и Хозяйственный кодекс Украины не требуют обязательного нотариального удостоверения».
Однако, согласно более позднему разъяснению Министерства юстиции от 14.01.2011 г., «Правилами государственной регистрации и учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов и мотоколясок, утвержденными постановлением Кабинета Министров Украины от 7 сентября 1998 г. №1388, установлено, что эти Правила являются обязательными для всех юридических и физических лиц, которые являются владельцами транспортных средств, производят или эксплуатируют их. Согласно указанным Правилам, транспортные средства регистрируются за юридическими и физическими лицами (то есть за субъектами права собственности). Действующее законодательство не выделяет такого субъекта права собственности, как физическое лицо – предприниматель, и не содержит норм о праве собственности физического лица – предпринимателя. Законодательство лишь устанавливает, что физическое лицо – предприниматель отвечает по обязательствам, связанным с предпринимательской деятельностью, всем своим имуществом, кроме имущества, на которое согласно закону не может быть обращено взыскание.

Следовательно, субъектом права собственности признается именно физическое лицо, которое может быть собственником какого-либо имущества, кроме имущества, которое не может находиться в собственности физического лица. При этом правовой статус физического лица – предпринимателя не влияет на правовой режим имущества, находящегося в его собственности, в связи с чем недвижимое имущество должно регистрироваться за физическим лицом.
Таким образом, физическое лицо – предприниматель в гражданско-хозяйственных отношениях является разносторонним участником. Принципы осуществления им предпринимательской деятельности делают его подобным юридическим лицам, тогда как в частных отношениях, несмотря на любые изменения в его статусе, он остается гражданином – физическим лицом. Поэтому следует четко разграничивать эти различные сферы отношений. На основании правил, установленных ст. 51 Гражданского кодекса Украины, к физическим лицам – предпринимателям следует применять нормы специального (хозяйственного) законодательства, если предметом регулирования непосредственно является их предпринимательская деятельность. При этом следует принимать во внимание нормы гражданского законодательства, если предмет регулирования выходит за пределы предпринимательской деятельности, затрагивая частные интересы субъекта, и в полной мере регулируется нормами Гражданского кодекса Украины».

Ввиду неоднозначности мнений государственных органов относительно нотариального заверения договора аренды между юридическим лицом и физическим лицом-предпринимателем, решение вопроса возлагается на самих субъектов хозяйствования. По мнению многих специалистов, договор между юридическим лицом и физическим лицом-предпринимателем все же подлежит обязательному нотариальному удостоверению, поскольку автотранспортное средство регистрируется на физическое лицо, а не на физическое лицо – предпринимателя.
Бухгалтерский учет
Балансовая стоимость авто учитывается арендатором на 01 «Арендованные необоротные активы». Что касается расходов, то, по аналогии договора аренды с юридическим лицом, расходы по арендной плате за автомобили подлежат включению в расходы в зависимости от целей их использования.

Налоговый учет
НДФЛ
При выплате арендных платежей физическому лицу – предпринимателю, у юридического лица не возникает обязательств по выполнению функций налогового агента в его отношении. Так, согласно ст. 177.8 НКУ «при начислении (выплате) физическому лицу – предпринимателю дохода от осуществления им предпринимательской деятельности предприятие и/или самозанятое лицо, которые начисляют (выплачивают) такой доход, не удерживают налог на доходы у источника выплаты, если физическим лицом – предпринимателем, которое получает такой доход, предоставлена копия документа, подтверждающего его государственную регистрацию в соответствии с законом как субъекта предпринимательской деятельности».
В соответствии с Законом Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц – предпринимателей» от 15.05.2003 г. №755-IV, такой документ, как свидетельство о государственной регистрации, с 07.05.2011 г. исключен из состава регистрационных документов. Отныне документом, удостоверяющим государственную регистрацию физического лица – предпринимателя, является выписка из Единого государственного реестра. Таким образом, у предприятия нет необходимости требовать от физического лица – предпринимателя копии документов, подтверждающих, что доход выплачивается в рамках видов деятельности, указанных в свидетельстве о едином налоге, – достаточно лишь копии выписки из Единого государственного реестра.
Выплаты предпринимателям отражаются юридическим лицом в форме 1ДФ под признаком «157» независимо от статуса предпринимателя. Согласно Порядку №10201, под признаком «157» в форме 1ДФ отражаются:
суммы доходов физлиц – предпринимателей, с которых уплачивается единый налог;
суммы доходов, выплаченных физлицам – предпринимателям на общей системе налогообложения в рамках их хозяйственной деятельности.

НДС
Если физическое лицо – предприниматель является плательщиком НДС, то при использовании арендованного автомобиля в хозяйственной деятельности предприятие-арендатор будет иметь право на налоговый кредит по НДС в зависимости от даты события, которое случилось ранее: либо списание денежных средств с банковского счета, либо получение услуг.

Налог на прибыль
Расходы по арендной плате автомобилей подлежат включению в расходы для определения объекта налогообложения налогом на прибыль в зависимости от направления их использования согласно ст. 138 НКУ.
Что касается особого статуса плательщиков единого налога, на сегодняшний день законодательством не установлено ограничений относительно отражения в налоговом учета расходов, понесенных в связи с приобретением товаров и услуг физических лиц – предпринимателей, которые являются плательщиками единого налога2. Поэтому расходы в данном случае формируются у юридического лица по общим правилам.

Обычная цена
При покупке товаров и услуг у физических лиц – предпринимателей, юридическое лицо – предприятие несет расходы, которые признаются таковыми исходя из договорной цены. Причем, в соответствии с пп. 153.2.2 НКУ, если договорная цена отличается от обычной более чем на 20%, расходы признаются на уровне не выше обычной цены в случае покупки товаров (работ, услуг) у неплательщиков налога на прибыль. Поскольку согласно пп. 153.2.3 НКУ положения пп. 153.2.2 НКУ распространяются также на операции с лицами, которые не являются плательщиками налога на прибыль либо которые уплачивают налог по другим ставкам, нежели плательщик налога на прибыль, при определении расходов, понесенных в связи с таким приобретением товаров и услуг, необходимо руководствоваться данным правилом.
Поэтому, если товары, работы или услуги были приобретены у физлиц-предпринимателей и договорная цена более чем на 20% отличается от обычной, расходы следует признавать на уровне не больше обычных цен. Как обосновать уровень обычной цены – описано в разделе «Аренда авто у юридического лица».
Аренда авто у физического лица – не предпринимателя
Документальное оформление
Арендные отношения с физическим лицом – не предпринимателем регулируются нормами г. 58 ГКУ. Отличительной особенностью договора аренды транспортного средства у физического лица является его обязательное нотариальное удостоверение согласно ст. 799 ГКУ. Несоблюдение данного требования может привести к признанию договора ничтожным на основании ч. 1 ст. 220 ГКУ.

Бухгалтерский учет
Аналогичен учету арендных операций между юридическим лицом и физическим лицом – предпринимателем.
Необходимо также обеспечить документальное подтверждение передачи и возврата объекта аренды – на основании акта приема-передачи в произвольной форме. Поскольку арендодатель – физическое лицо, то такой акт может составить юридическое лицо-арендатор. В зависимости от условий договора, желательно ежемесячно подписывать с физическим лицом акты оказания услуг, подтверждающие факт их оказания.

Налоговый учет
НДФЛ
Согласно ст. 168.1.1 НКУ, при выплате арендного платежа в пользу физического лица – арендатора предприятие является налоговым агентом по отношению к нему и обязано удерживать и уплачивать НДФЛ из суммы арендной платы по ставке 15% (17%).
Сроки для уплаты НДФЛ установлены п.168.1 ст.168 ПКУ:
при перечислении на банковский счет – налог уплачивается одновременно с выплатой арендного платежа;
при расчете наличными средствами – налог уплачивается в течение банковского дня, следующего за днем выплаты;
если арендная плата начислена, но не выплачена, то НДФЛ уплачивается не позднее 30 календарных дней, следующих за месяцем начисления арендной платы.

В форме 1ДФ арендную плату необходимо отражать с признаком дохода «102».

Налог на прибыль
Арендные платежи, уплаченные физическому лицу согласно договору аренды автомобиля, включаются в расходы предприятия в полной сумме, при условии использования автомобиля в хозяйственной деятельности согласно ст. 138 НКУ.

Смотрите еще:

  • Ст 126 апк комментарий Комментарий к ст. 126 АПК РФ 1. В п. 14 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 11 декабря 2002 г. N 11 "О некоторых вопросах, связанных с введением в действие Арбитражного процессуального […]
  • Адвокат мария викторовна Бокач Мария Викторовна Юрист , 7 000 грн Возраст: 25 лет Город: Киев Контактная информация Соискатель указал телефон, адрес и эл. почту. Чтобы открыть контакты, войдите как работодатель или […]
  • Дети на усыновление в чите УСЫНОВЛЕНИЕ В РОССИИ Забайкальский край Центр сопровождения замещающих семей «Шаг навстречу» на базе ГОУ для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Читинский детский дом №2». Директор Центра […]
  • Берутся ли алименты с больничного Удерживать ли алименты с больничных by admin · Березень 5, 2015 Предприятие удерживает алименты с дохода работника по исполнительному листу. Нужно ли удерживать алименты с больничных, начисленных в пользу […]
  • Налоговая политика ооо усн Учетная Политика УСН (Доходы) 2018 Учётная Политика УСН ( Доходы ) Учётная Политика ЕНВД и УСН - Здесь Общество с Ограниченной Ответственностью «ХХХХХ» об утверждении учетной политики для целей […]
  • Регистрация ооо учредительный договор Учредительный договор ООО Как ни удивительно, такого понятия, как «учредительный договор», для общества с ограниченной ответственностью с 1 июля 2009 года больше нет. Однако существует понятие «договор об […]
  • Список литературы страховое право 2014 Список литературы страховое право 2014 Помощь в учебе Самара 8-927-902-39-25 Тьюторское сопровождение, научное руководство, репетиторские услуги по экономике и юриспруденции [email protected] Список […]
  • Совокупность идей поступков возвышающих достоинство и ценность личности Методическая разработка по обществознанию (11 класс) на тему: Полугодовая контрольная работа по обществознанию 11 класс (по учебнику Л.Н. Боголюбова) Профильный уровень Данная контрольная работа […]